Comment élaborer un tableau de bord?

Gestion Mevasoa octobre 20th, 2017

Le tableau de bord est un outil de contrôle des activités.

Le contrôle d’une activité sert à connaitre l’efficience et l’efficacité d’une activité.

A quoi sert le tableau de bord

On peut employer le tableau de bord dans tous les domaines dans l’entreprise, il doit être en fonction de l’objectif et de la stratégie de l’entreprise. Il anticipe l’activité de l’entreprise et l’oriente vers l’avenir. Il permet d’analyser son activité et de surveillance des risques et déclenche une alarme pour prendre les mesures nécessaires lorsque des écarts importants sont détectés entre ce qui est prévu et ce qui se passe réellement.

Le tableau de bord est un outil

  • Outil de mesure du résultat obtenu et de l’objectif.
  • Outil de diagnostic qui détecte les signaux de risques et anormaux
  • Outil de motivation des responsables, car il met en évidence les objectifs à atteindre et les stratégies à faire.

4 caractéristiques du tableau de bord

1- Cohérent avec l’organisation

Le tableau de bord doit être cohérent avec l’entité ou le département qui la fabrique. Ne pas copier-coller tous les modèles de tableau de bord que vous trouverez sur internet mais vérifier si elle est adaptée à votre cas ou pas. Un boulanger peut avoir un tableau de bord pour mesurer les pains au chocolat vendu dans le mois. Un plombier ne peut pas faire le même tableau de bord, car il ne vend pas de pain.

2- Aligné avec l’objectif

Même deux boulangers peuvent avoir des tableaux de bords différents. L’une mesure sa vente de pain au chocolat et l’autre, l’accroissement de son chiffre d’affaire. Ayez des objectifs et fait un tableau de bord en fonction de ces objectifs.

3- Synthétique et facile à lire et exploiter

Donnez à quelqu’un qui ne connaît rien en votre métier et vos objectifs de regarder votre tableau de bord. S’il ne comprend rien, révisez-le. Un tableau de bord doit être précis, simple et facile à lire par tout le monde.

4- Régulier

Le suivi d’un tableau de bord doit être régulier. A chaque semaine, mois et /ou trimestre fait une révision du tableau de bord, s’il y a des choses qui clochent, vous pouvez les rectifier le plutôt possible que d’attendre le délai fixé dans l’objectif que l’indicateur qu’on a utilisé n’est pas la bonne par exemple.

Il faut fixer un délai pour réunir avec toutes les équipes pour faire le point et analyser les écarts entre la réalité et les prévisions et prendre les mesures correctives.

Tableau de bord en 4 étapes

1- Fixer votre objectif

Déterminer ce que vous vouliez atteindre (vendre 10000 pains au chocolat dans un mois)

Déterminer ce que vous devez gérer (je n’ai que 400euro en poche et je dois le gérer pour subvenir à mes besoins d’un mois).

2- Déterminer les actions à entreprendre

Identifier les stratégies à faire pour atteindre l’objectif. Quelles sont les clés pour réussir ? Quelle peut être les risques ?

Pour vendre 10000 pains au chocolat dans un mois, il faut renforcer la promotion sur les réseaux sociaux : « Pour 5 pains au chocolat achetés, 1 boisson PM offert ; pour 10, 1 boisson GM et un pot de glace offerts »

3- Choisir les bons indicateurs

En fonction de votre objectif, choisir des indicateurs pour contrôler vos objectifs

Prenons l’exemple précédent

Vendre 10 000 pains au chocolat dans un mois

Indicateur :

Quantités vendues par jour : pour connaitre la vente par jour

Quantités vendues par vendeur par jour : pour connaitre qui sont les vendeurs plus performants

Quantités vendues par point de vente par jour : pour connaitre qui sont les points de vente les plus rentables pour liquider les marchandises en temps prévus.

Exemples d’indicateurs de tableau de bord de gestion

  • Montant de chiffre d’affaires,
    • CA mensuel/trimestriel
    • CA mensuel/trimestriel par client
    • CA mensuel/trimestriel par famille de produits
  • Délais
    • Délai de paiement des clients,
    • Délai de paiement des fournisseurs,
    • Délai de rotation des stocks
  • Marge commerciale
  • Taux de marge,
  • Taux de retour des marchandises et produits
  • Montant des charges fixes,
  • Montant des charges variables,
  • Frais commerciaux
  • Frais de structure
  • Frais de personnel
  • Frais de sous-traitance
  • Niveau de la trésorerie,
  • Montant des investissements,
  • Niveau de satisfaction client
  • Etc.

4- Choisir le bon outil

Pour élaborer un tableau de bord, il faudra des outils. Il existe plusieurs outils pour élaborer un tableau de bord, à savoir :

Tableau blanc et feutre

Un peu nostalgique mais efficace si on est loin de l’électricité et des connexions. Il est difficile à le piloter, car on perd plus temps sur le calcule et sur l’effacement du tableau. Si vous avez de l’électricité et un ordinateur, je vous conseille vivement de ne pas adopter cette méthode.

Papier et stylo

Même problème que le précédent, automaticité des données est en plus un des critères qu’on ne peut pas trouver ici or que c’est important. L’automaticité permet de gagner du temps, dans l’entreprise, le temps est la ressource la plus importante. Chercher toujours ce qui peut vous faire gagner plus de temps donc automatiser sur ce qu’on peut automatiser. Dans ce cas-là aussi, si possible, n’adoptez pas cette méthode sauf dans le cas où il n’y a pas aussi d’électricité.

Microsoft Excel

Le plus utilisé par les entreprises. Il est facile à manipuler et fournit des résultats, synthèses et graphes automatiques.

Les graphes peuvent prendre la forme de

  • Diagramme circulaire pour représenter les proportions,
  • Camembert pour représenter les ratios
  • Courbes pour représenter les progressions
  • Histogramme pour comparer des catégories ou des niveaux
  • Colonne empilée pour comparer des catégories ou des niveaux par période

 

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